Dijital dönüşüm, müşteri beklentilerinden üretim metotlarına, pazarlama kanallarından iş modellerine iş süreçlerinin tamamını değiştiriyor. Dijital dönüşümü benimseyen işletmeler varlığını sürdürebiliyor. E-Fatura uygulaması da dijital dönüşüm adımlarından biri olarak işletmelere avantaj sağlıyor. Peki, e-Fatura avantajları nelerdir, e-Fatura neden kullanılmalı? Tüm detaylarıyla cevapları bu yazımızda bulabilirsiniz.
e-Fatura uygulaması faturaların, taraflar arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı biçimde sağlamak amacıyla 2010 yılından beri uygulanıyor. Gelir İdaresi Başkanlığınca oluşturulan bu uygulamada elektronik ortamda düzenlenen, iletilen ve ibraz edilen e-Fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliği taşıyor. e-Fatura, iki tarafın da e-fatura uygulaması kullanıcısı olması durumunda kesiliyor ve alıcı ve satıcıya Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunucuları üzerinden iletiliyor.
e-Fatura kimler için zorunlu?
e-Fatura sisteminin zamanla tüm mükellefler için zorunlu hale gelmesi bekleniyor. Öyle ki e-Fatura’nın uygulamaya koyulduğu 2020 yılı itibarıyla GİB tarafından yayımlanan tebliğler ile zorunluluk kapsamı genişletildi. Buna göre e-Fatura kullanmak zorunda olan mükellefler şöyle:
Sisteme bir kez kayıt olduktan sonra tüm faturalar, üç yılda bir yenilenmesi zorunlu olan mali mühür ile iletiliyor. e-Fatura zorunluluğu bulunan mükelleflerin e-Defter uygulamasını da kullanması gerekiyor. e-Fatura’ya geçiş için üç yöntem kullanılıyor. Bu yöntemlerin aynı anda kullanılması söz konusu olmadığından seçimi yaparken avantaj ve dezavantajları göz önünde bulundurmak gerekiyor.
e-Fatura kullanma yöntemleri şunlar: GİB Portal, özel entegratör, doğrudan entegrasyon. GİB Portal ücretsiz olarak kullanılıyor. Belirli sayıda fatura kesmeye olanak tanıması ve faturaları 6 aydan sonra saklamaması nedeniyle az sayıda fatura kesen mükellefler tarafından tercih ediliyor.
Doğrudan entegrasyon yönteminde GİB’in onaylaması durumunda işletmenin kendi bilgi işlem sistemine GİB entegre ediliyor. Bu yöntem teknik alt yapı gerektirdiği gibi ayrı birim oluşturmayı da gerektiriyor. e-Fatura kullanma zorunluluğu olan mükellefler genellikle en basit yöntem olan entegrasyon yöntemini tercih ediyor.
e-Fatura avantajları
e-Fatura, çevre dostu bir uygulama olup kağıt tüketimini azaltmayı sağlayarak binlerce ağacın kesilmesini önlüyor. Matbu formdaki faturaya göre çok daha hızlı düzenlenip iletilebilmesi süreçlerde zaman kazandırıyor. Faturanın yanlış düzenlenmesi veya yolda, postada, kargoda kaybolmasının önüne geçiliyor. Genel olarak e-Fatura kullanmanın avantajları şunlar:
e-Fatura uygulaması faturaların, taraflar arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı biçimde sağlamak amacıyla 2010 yılından beri uygulanıyor. Gelir İdaresi Başkanlığınca oluşturulan bu uygulamada elektronik ortamda düzenlenen, iletilen ve ibraz edilen e-Fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliği taşıyor. e-Fatura, iki tarafın da e-fatura uygulaması kullanıcısı olması durumunda kesiliyor ve alıcı ve satıcıya Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunucuları üzerinden iletiliyor.
e-Fatura kimler için zorunlu?
e-Fatura sisteminin zamanla tüm mükellefler için zorunlu hale gelmesi bekleniyor. Öyle ki e-Fatura’nın uygulamaya koyulduğu 2020 yılı itibarıyla GİB tarafından yayımlanan tebliğler ile zorunluluk kapsamı genişletildi. Buna göre e-Fatura kullanmak zorunda olan mükellefler şöyle:
- 2020 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler
- 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli 1 ve 3 numaralı listedeki ürünleri üreten şirket sahipleri, internet reklamcılığı hizmet aracıları, internet ortamında ilan yayınlayan firmalar
- Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükellefler (1 Temmuz 2021 tarihi itibarıyla) Belirtilen tarihten sonra Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayanların kuruma fatura düzenlemeye başlamadan önce e-Fatura uygulamasına geçiş yapması gerekiyor.
Sisteme bir kez kayıt olduktan sonra tüm faturalar, üç yılda bir yenilenmesi zorunlu olan mali mühür ile iletiliyor. e-Fatura zorunluluğu bulunan mükelleflerin e-Defter uygulamasını da kullanması gerekiyor. e-Fatura’ya geçiş için üç yöntem kullanılıyor. Bu yöntemlerin aynı anda kullanılması söz konusu olmadığından seçimi yaparken avantaj ve dezavantajları göz önünde bulundurmak gerekiyor.
e-Fatura kullanma yöntemleri şunlar: GİB Portal, özel entegratör, doğrudan entegrasyon. GİB Portal ücretsiz olarak kullanılıyor. Belirli sayıda fatura kesmeye olanak tanıması ve faturaları 6 aydan sonra saklamaması nedeniyle az sayıda fatura kesen mükellefler tarafından tercih ediliyor.
Doğrudan entegrasyon yönteminde GİB’in onaylaması durumunda işletmenin kendi bilgi işlem sistemine GİB entegre ediliyor. Bu yöntem teknik alt yapı gerektirdiği gibi ayrı birim oluşturmayı da gerektiriyor. e-Fatura kullanma zorunluluğu olan mükellefler genellikle en basit yöntem olan entegrasyon yöntemini tercih ediyor.
e-Fatura avantajları
e-Fatura, çevre dostu bir uygulama olup kağıt tüketimini azaltmayı sağlayarak binlerce ağacın kesilmesini önlüyor. Matbu formdaki faturaya göre çok daha hızlı düzenlenip iletilebilmesi süreçlerde zaman kazandırıyor. Faturanın yanlış düzenlenmesi veya yolda, postada, kargoda kaybolmasının önüne geçiliyor. Genel olarak e-Fatura kullanmanın avantajları şunlar:
- Kâğıt, mürekkep, zarf, postalama gibi kırtasiye maliyetleri ve arşivleme ve mutabakat gibi operasyonel maliyetler azalıyor.
- Faturaların çok daha kısa sürede hazırlanması ve iletilmesi zaman tasarrufu sağlıyor.
- Müşterilerle ve satıcılarla mutabakat kolaylaşıyor ve tahsilat süreci hızlanıyor.
- Muhasebe sistemi ve ERP programı ile entegrasyon sayesinde hata payı en aza indiriliyor.
- Faturaların dijital ortamda saklanması ihtiyaç duyulan faturaya anında ulaşmayı sağlıyor.
